La lista de verificación, también conocida como checklist, es una herramienta de gestión que ayuda a garantizar que una tarea se realice de manera completa y adecuada. Consiste en una lista de pasos o tareas que deben realizarse, junto con un espacio para marcar cada tarea o condición en base a su estado o cumplimiento.
Las listas de verificación se utilizan en una amplia gama de entornos e industrias. Son una herramienta valiosa para cualquier tarea que requiere múltiples pasos o que sea importante que se complete correctamente.
BENEFICIOS
Las listas de verificación ofrecen una serie de beneficios, entre los que se incluyen:
- Reducen los errores. Ayudan a los usuarios a recordar los pasos necesarios para completar una tarea, y por ende a reducir los errores.
- Mejoran la eficiencia. Pueden ayudar a los usuarios a completar tareas de manera más eficiente al proporcionarles un orden y un proceso claros.
- Facilitan la delegación. Pueden ayudar a los usuarios a delegar tareas a otros de manera efectiva al proporcionarles una guía clara de lo que se necesita hacer o verificar.
- Mejoran la comunicación. Pueden ayudar a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo al proporcionarles un registro de lo que se ha completado y lo que aún queda por hacer.
CÓMO CREAR UNA LISTA DE VERIFICACIÓN
Para crear una lista de verificación efectiva, siga estos pasos:
- Defina la tarea. El primer paso es definir claramente la tarea que se va a realizar. ¿Qué se necesita hacer? ¿Qué tipo de actividad se necesita verificar? ¿Cuáles son los pasos o tareas individuales que deben completarse?
- Escriba los pasos. Una vez que haya definido la tarea, escriba una lista de los pasos o tareas individuales que deben completarse. Asegúrese de que los pasos estén en orden y sean claros y concisos.
- Agregue criterios de aprobación. Para cada paso, agregue un criterio de aprobación para determinar si el paso se ha completado correctamente. Esto ayudará a garantizar que la tarea se complete de manera completa y correcta.
- Pruebe la lista. Una vez que haya creado la lista de verificación, pruébela para asegurarse de que sea efectiva. Use la lista para realizar una inspección y vea si funciona según lo previsto.
ELEMENTOS CLAVE
La extensión y complejidad de la lista pueden variar, pero algunos elementos clave que deberían incluirse son:
- Fecha
- Lugar
- Título (objeto de inspección)
- Firma del Inspector
- Próxima fecha de revisión (de corresponder)
Una lista de verificación puede abordar diversos aspectos, desde el cumplimiento de requisitos legales hasta la verificación de prácticas organizacionales.
Lo usual es que las preguntas o el contenido de los cada ítem necesite de una respuesta positiva al estilo de "SI" o "Cumple", en el caso de marcar un campo como "NO" o "No Cumple" los pendientes derivados pueden detallarse en un campo adicional, interrumpir la tarea u originar una orden de trabajo que repare o cumpla la falta.
Como excepción al enunciado citado anteriormente, en algunos casos se coloca un ítem testigo para evitar que la lista se complete automáticamente sin detenerse a leer o interiorizarse con la misma, tildando todos los campos como "sí" o "cumple". La estrategia consiste en añadir campos al azar que requiera una respuesta negativa. Ej. ¿Se observan combustible o lubricante en la superficie del equipo?
Además, considere la inclusión de un campo "No Aplica" para situaciones excepcionales y gráficos o esquemas para facilitar la comprensión o identificación del punto a validar.
Ej.
14) La perilla de la bomba de combustible se encuentra en buen estado, funciona correctamente? SI | NO | N/A
Otro punto importante es la digitalización de los formularios, que hoy en día permiten la implementación y el procesamiento automático de listas de verificación desde un smartphone o tablet en campo, incluso con la opción de incorporarles fotografías.
En resumen, la listas de verificación son una herramienta esencial para garantizar la ejecución efectiva de tareas en cualquier entorno. Al seguir estos pasos y personalizar su lista según las necesidades específicas, puede mejorar significativamente la calidad, seguridad y eficiencia de la gestión de tareas.
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